Pourquoi Front est la meilleure solution pour gérer vos e-mails

For our friends in France, read why Front is the best way to manage your email.

Emily Hackeling, Content Marketing at Front
16 July 20217 Min Read

For our friends in France, read why Front is the best way to manage your email.

À la fois confus (ad hoc, transferts, CC) et stressants (retour de vacances, messages personnels), les e-mails sont souvent répétitifs (relance, répondre à tous...).

Le web regorge de théories sur la fin imminente de l’e-mail. On y lit qu'il est archaïque, inefficace et qu'il constitue même une perte de temps. Et c'est vrai ! L'e-mail n'est plus adapté à la façon dont nous travaillons aujourd'hui.

Conçu en 1971 comme un moyen de communication privé, l'e-mail a été pensé pour faire passer un message simple d'un destinataire à un autre. Mais au cours des 50 dernières années, nos méthodes de travail sont devenues bien plus collaboratives. Nous tentons de faire de l'e-mail ce qu'il n'est pas.

  • Nous le transmettons à nos collaborateurs et nous les mettons en copie, créant ainsi un doublon d'un même fil de discussion. Un vrai casse-tête !

  • Si votre équipe utilise une liste de diffusion ou un alias, il est impossible de savoir si tout le monde a répondu — à moins d'utiliser la fonction "répondre à tous".

  • Lorsque vous avez besoin d'aide pour répondre à un e-mail, vous devez effectuer la liaison en interne ou communiquer sur un chat séparé, ce qui ajoute encore à la confusion générale.

Mais quel que soit la taille de votre entreprise ou son emplacement sur la carte, l'e-mail fait partie intégrante de sa stratégie de communication. De la programmation d'une présentation à l'envoi d'une facture, en passant par le service client, l'e-mail est au coeur de tout ce que nous faisons au travail, ou presque.

Mais si nous ne pouvons pas travailler sans e-mails, ces derniers auraient bien besoin d'être dépoussiérés. Bien plus qu'une messagerie ordinaire, Front intègre cinq fonctions révolutionnaires qui vous aident à gagner en efficacité.

1. Accédez à tous vos messages et à toutes vos applications depuis une seule et même messagerie.

De la gestion de la relation client au stockage des fichiers, en passant par le service client et la gestion de projets, de nouveaux outils fleurissent chaque jour. Et ce n'est qu'un début ! Pour être efficaces, nos messageries doivent intégrer ces nouvelles fonctions.

La boîte mail traditionnelle étant séparée de nos autres messageries (plateformes, applis...), nous passons un temps considérable à rechercher du contexte, à jongler entre les onglets et à copier-coller des informations critiques. Pour gagner du temps et vous simplifier la tâche, Front a pris en compte ces critères.

  1. Gérez vos différents messages depuis un même espace. Envoyez un SMS, répondez à un Tweet ou lancez une discussion en interne pour échanger avec votre collaborateur, et ce, sans avoir à changer d'outil.

  2. Accédez à vos applis et à vos outils depuis votre messagerie. Des données client à la politique tarifaire, en passant par les conversations archivées, les fonctionnalités intégrées de Front regroupent toutes vos données sensibles dans une seule et même messagerie, directement à portée de main. Vous pouvez créer des tâches dans Asana, mettre à jour les dossiers de vos clients dans Salesforce ou encore gérer des incidents dans JIRA, et ce, directement depuis Front. Plus besoin de jongler entre les outils ou de saisir deux fois la même information pour avancer !

2. Mentionnez des collaborateurs sur des e-mails et partagez des brouillons

Qu'il s'agisse de transférer un message à votre supérieur pour lui poser une question ou d'envoyer une note à votre équipe, vous devez pouvoir commenter et partager vos e-mails avec vos collaborateurs. C’est pourquoi la plupart des équipes de travail adoptent une messagerie instantanée comme Slack pour poser rapidement leurs questions et discuter des incidents en temps réel. Ce qui ne va pas sans poser certains problèmes :

  1. L'échange a lieu en parallèle de l'e-mail d'origine, et lorsque vous y revenez par la suite, vous n'avez aucune information contextuelle.

  2. Un contexte qu'il vous faudra chercher à travers de multiples applications.

  3. Les messageries instantanées peuvent constituer une source de distraction, et lorsqu'elles ne sont pas intégrées à votre boîte de réception, vous devez envoyer d'autant plus de messages pour expliquer le contenu de l'e-mail en question.

Front remet la communication à sa juste place : dans le message d'origine. @Mentionnez un collaborateur pour le mettre dans la boucle ou partagez un brouillon avec un collègue pour rédiger un e-mail. Front vous fournit le contexte dont vous avez besoin pour plus d'efficacité.

3. Automatisez les tâches chronophages et redondantes.

Avec une messagerie traditionnelle, nous répétons les mêmes actions à longueur de journée. Nous déplaçons les e-mails dans des dossiers, nous les transférons à nos collaborateurs, nous envoyons des réponses toutes faites — et la liste est longue ! Grâce aux règles, Front s'occupe des tâches répétitives pour vous.

Grâce à l'ajout de conditions, vous pouvez réorganiser vos messages selon certains mots-clés ou les rediriger vers l'un de vos collaborateurs à un instant T. Avec Front, vos e-mails savent quoi faire et où aller.

Grâce aux règles automatiques, votre équipe gagne un temps considérable. Voici quelques exemples d'utilisation parmi les plus courants :

  • Assigner des e-mails contenant un certain mot-clé à la bonne personne. Ex. : Si le message contient le mot "facturation", il sera redirigé vers la comptabilité.

  • Ajouter des libellés aux e-mails pour une meilleure visibilité des messages urgents. Ex. : Si le message provient d'Acme Corp, les libellés Client VIP et Urgent seront ajoutés.

  • Archiver les e-mails qui ne requièrent pas réellement votre attention. Ex. : Archiver automatiquement les validations de planning ou les mises à jour CRM.

Pour plus d'exemples d'utilisation, consultez la rubrique Règles de Front.

4. Gagnez du temps : gérez les e-mails groupés dans des boîtes de réception partagées.

Vous gérez les e-mails de vos listes de diffusion, de vos Google Groups, de vos messageries Outlook et de vos alias (contact@, équipe@, support@...) ? Front vient révolutionner la façon dont votre équipe gère ces e-mails pour vous faire gagner de précieuses heures chaque semaine. Grâce à Front, vous pouvez créer des messageries collaboratives pour gérer les messages en tant qu'équipe.

  1. Commencez par créer une messagerie collaborative pour chaque équipe (ex. : "Service client", "Support", "Marketing"...). La messagerie partagée s'affiche juste sous votre messagerie professionnelle, pour une visibilité optimale.

  2. Lorsqu'un e-mail arrive dans l'une de ces messageries (ex. : "serviceclient@"), tous ses intervenants peuvent consulter les copies originales des messages échangés.

  3. Lorsqu'un collaborateur répond, toute l'équipe peut voir qu'une réponse a été donnée.

  4. Si vous connaissez l'interlocuteur le plus à même d'apporter une réponse adaptée, vous pouvez lui assigner le message afin que toute l'équipe sache à qui se référer.

  5. Lorsque vous répondez à un e-mail dans une messagerie partagée, il est archivé pour l'ensemble de l'équipe, et retiré de la file. Tada !

Les messageries partagées réduisent considérablement le nombre d'e-mails que vous devez consulter chaque jour. Grâce à Front, toute l'équipe gère ensemble les e-mails groupés !

5. Réorganisez votre boîte mail pour plus d'efficacité.

Nos boîtes mails débordent de messages, et nous n'avons que très peu de temps à leur accorder. Une réorganisation s'impose ! Gmail et Outlook ont tenté de résoudre cette problématique avec l'ajout de dossiers, du répertoire "courrier indésirable" et de libellés types "important". Mais il appartient à chaque membre de l'équipe d'organiser les messages à sa façon. Chacun doit donc y consacrer du temps. Sans compter que l'organisation de votre messagerie est sans doute très différente de celle de vos collaborateurs.

Grâce à Front, votre équipe adopte une seule et même organisation. Vous pouvez retrouver rapidement l'information dont vous avez besoin grâce aux libellés d’équipe. Vous pouvez paramétrer les libellés pour qu'ils s'affichent en couleurs, accompagnés d'émots ou encore, regrouper les messages marqués en dossiers. Vous pouvez également créer des libellés pour votre usage personnel afin de faciliter votre propre organisation.

Ne dites pas adieu à votre boîte mail. Faites-la évoluer !

L'e-mail est l'outil professionnel le plus utilisé au monde. Mais il aurait bien besoin d'un petit coup de jeune ! Faites confiance à Front. Une messagerie fiable, modernisée, qui vous permet, à vous et à votre équipe, de gagner en efficacité.

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Cet article a été traduit de sa version originale écrite par Emily Hackeling.

Written by Emily Hackeling
Originally Published: 16 June 2020
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