Combien de temps consacrez-vous à vos e-mails ?

Cette année, pendant que vous consultiez vos e-mails, quelqu’una eu le temps d’escalader deux fois l’Everest.

En moyenne, les e-mails occupent la moitié de notre temps de travail.

Un temps pendant lequel vous auriez puparcourir 27 fois le chemin de l’Inca ou faire30 virées autour des États-Unis. Vous auriez pulire 18 fois la série Harry Potter d’un bout à l’autre ou mêmefaire 21 fois le tour du monde en Boeing 787 !

Combien de temps consacrez-vous à vos e-mails ? Utilisezcette calculatrice pour le savoir. Poursuivez votre lecture pour avoir d’autres exemples d’activités que vous pourriez faire au lieu de gérer vos e-mails chaque année.

Un cercle vicieux...

En moyenne, nous consacrons28 pour cent de notre temps de travail hebdomadaire à la gestion de nos e-mails, soit plus de 11 heures par semaine ! Et ce, sachant quenous recevons et que nous envoyons en moyenne 124 e-mails professionnels par jour. C’est au total 620 e-mails que nous gérons chaque semaine, avec une moyenne de 1,1 minute consacrée à chacun d’eux.

Mais le calcul ne s’arrête pas là. Chaque fois que vous vous interrompez pour consulter votre boîte mail, vous perdez le fil de ce vous faites. En moyenne, il nous faut23 minutes pour nous recentrer sur une tâche après avoir été interrompu. En admettant que vous suspendiez votre travail pour consulter vos e-mails cinq fois par jour, c’est là 1,9 heure de plus qui part en fumée. Un temps que vous ne consacrez non pas à l’e-mail lui-même, mais que vous employez à vous remettre pleinement au travail.

Au total, nous passons jusqu’à 1 048 heures par an à consulter nos e-mails, à y répondre et à tenter de nous recentrer sur notre travail. Soit 52 pour cent de notre temps de travail !

Notons que cette calculatrice nous donne une estimation moyenne. Certaines personnes se situent bien en dessous de cette estimation. D’autres, bien au-dessus - comme les personnes travaillant dans le support ou le service client, par exemple. En somme, quel que soit notre secteur d’activité, l’e-mail fait partie intégrante de notre journée de travail.

L’e-mail n’a pas dit son dernier mot

En 2017, ce sontplus de 120 milliards d’e-mails professionnels qui ont été échangés chaque jour à travers le monde. L’e-mail constitue l’outil de communication le plus utilisé au monde, et ce, quels que soient la taille de l’entreprise ou le secteur d’activité concerné.

Mais l’e-mail ne présente pas que des avantages :

• Il apresque 50 ans aujourd’hui. Et on peut dire qu’il est archaïque.

• Il n’a pas été conçu pour répondre à nos méthodes collaboratives actuelles.

• Il s’adapte difficilement aux autres outils et aux applications que nous utilisons.

Au cours des dix dernières années, des plateformes collaboratives et de communication interne comme Slack, Microsoft Teams et Workplace - de Facebook - ont vu le jour, et ce,dans le but de se substituer à l’e-mail. Mais en 2018, et malgré l’émergence de ces outils,l’e-mail était plus présent que jamais.

Si l’e-mail n’a pas dit son dernier mot, il aurait bien besoin d’un petit coup de jeune. C’est pourquoi, des entreprises innovantes commeShopify, Cisco Meraki et Y Combinator ont choisi de troquer leur boîte mail traditionnelle (Gmail, Microsoft Outlook...) contre un système de messagerie plus moderne, comme Front. Nous allons voir tout de suite comment réduire le temps que vous consacrez à vos e-mails pour travailler plus efficacement grâce à Front.

Comment consacrer moins de temps à vos e-mails grâce à Front :

1. Ne transférez plus un e-mail à toute votre équipe si seule une personne doit y répondre

Nombreuses sont les équipes à utiliser une liste de diffusion ou un alias type boutique@ ou contact@. Le problème ? Ces fonctionnalités démultiplient les e-mails : chaque personne de la liste reçoit une copie de chaque e-mail. Un processus chronophage et déroutant. Chaque collaborateur doit lire l’e-mail, et personne ne sait qui y a répondu à moins d’avoir été mis en copie (ce qui génère d’autant plus d’e-mails...)

C’est pourquoi nous avons conçuFront, une messagerie collaborative qui vous permet de gérer votre communication avec votre équipe. Plutôt que de recevoir chacun une copie d’un mêmemessage transféré, vous accédez tous à la même version du même message dans une boîte mail partagée. Si quelqu’un est en train de rédiger une réponse, l’équipe le sait et peut passer à la tâche suivante. Un gain de temps (et d’énergie) considérable pour toute l’équipe, car seule une personne consacre du temps à la lecture et à la rédaction d’un e-mail.

L’équipe de Cisco Meraki gère ainsi 10 000 e-mails par mois, tout en réduisant le nombre de messages diffusés et traités depuis sa boîte mail partagée dans Front.

2. Automatisez les tâches fastidieuses

Autre moyen de gagner de précieuses minutes sur le temps que vous consacrez à vos e-mails : classer et organiser les différentes tâches. Il suffit de quelques secondes pour ajouter des libellés à un message dans Gmail ou Outlook — mais encore faut-il le faire manuellement. Une perte de temps non négligeable lorsque l’on sait que l’on consacre un tiers de notre journée de travail à nos e-mails.

Front permetd’automatiser ce processus grâce aux règles. Pour ce faire, nul besoin de compétences spéciales. Ordonnez simplement à votre boîte mail de traiter certains messages de telle ou telle façon. Les règles analysent les messages et passent en revue certains facteurs, comme les mots-clés, l’objet du message ou encore son expéditeur. Mais ces règles, à quoi servent-elles ? Eh bien, elles servent àajouter des libellés,à assigner un e-mail à un collaborateur ou encore à envoyer un e-mail dans un dossier donné. (Pour plus d’exemples d’utilisation, consultez larubrique Règles de Front.)

Grâce aux règles automatiques de Front, Fishbowl gagne en moyenne une minute trente par e-mail et économise 150 000 $ par an.

3. Désencombrez vos boîtes mails en collaborant en interne sans avoir à transférer vos e-mails

Avec Gmail ou Outlook, lorsque vous souhaitez demander l’avis d’un collaborateur sur un e-mail ou partager du contexte avec lui, vous devez lui transférer le message ou bien le mettre en copie. Le problème ? Ce procédé génère encore plus d’e-mails.

Grâce à Front, envolés les e-mails internes ! Vous partagez vos e-mails et collaborez en interne encommentant directement dans le message ou en@mentionnant vos collaborateurs. Votre messagerie instantanée est en quelque sorte intégrée à vos e-mails - des commentaires que seule votre équipe peut consulter, les intervenants extérieurs n’y ayant pas accès. Oubliés les e-mails transférés, les mises en copie et les fils de discussion enchevêtrés. Vous ne vous emmêlez plus les pinceaux dans la gestion des mises en copie cachées.

Grâce à Front, Shopify a réduit son nombre d’e-mails internes de façon drastique et traite quotidiennement 100 % de ses messages reçus.

L’e-mail n’est pas près de disparaître. Mais cela ne veut pas dire pour autant que vous devez passer vos journées le nez dans votre boîte mail ! Grâce à Front, votre équipe consacre moins de temps aux e-mails, et lorsqu’elle s’y consacre, c’est de façon plus productive.