Pourquoi les entreprises délaissent Outlook pour Front ?

Emily Hackeling,

Content Marketing at Front

8 July 20200 min read

For our friends in France, read why businesses are switching from Outlook to Front to manage email.

Des décennies durant, Microsoft Outlook a été un acteur majeur de l'e-mail professionnel. Mais si les logiciels professionnels sont en constante évolution, l'e-mail, lui, n'a connu presque aucune innovation depuis son apparition. Nos méthodes de travail ont évolué au fil du temps, mais pas notre boîte mail. C’est pourquoi nous avons conçu Front.

En vous permettant de remplacer très facilement Outlook, Front vous propose de repenser votre communication professionnelle. Oubliez les e-mails importants qui se perdent dans les listes de diffusion d'Outlook ou dans les boîtes de réception partagées ! Front vous permet de garder votre équipe dans la boucle pour répondre plus rapidement aux messages, conclure davantage de ventes et faciliter les échanges importants.

Mais d'abord, voyons en quoi Outlook est devenu synonyme de perte de temps et de revenus pour les équipes soucieuses de soigner leur communication.

En quoi Outlook est une plateforme inefficace ?

Les messageries traditionnelles comme Outlook ne permettent pas aux équipes de collaborer efficacement. De nos jours, nous travaillons davantage en équipes, et nos équipes ont des besoins bien précis pour lesquels Outlook n'a pas été conçu.

Par exemple :

  • Avoir une vision globale sur la communication de l'entreprise.

  • Pouvoir collaborer autour d'un e-mail (et en particulier discuter d'un e-mail en interne et partager des brouillons).

Microsoft a bel et bien relevé ces problématiques et tenté de les résoudre par l'ajout de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux produits comme les boîtes de réception partagées, les listes de diffusion ou encore Microsoft Teams... Mais ces solutions sont encore loin de répondre au besoin de collaboration des équipes et présentent même quelques inconvénients.

1. Des boîtes partagées et des listes de diffusion qui manquent de transparence

Les boîtes de réception partagées et les listes de diffusion ne permettent pas de désigner un référent précis pour un e-mail. Un inconvénient qui ralenti les équipes. Et si celles-ci vous permettent de faire circuler l'information plus largement, elles se révèlent peu pratiques lorsqu'il s'agit de gérer la communication client :

  • 🚫 Personne ne sait qui est chargé de répondre à tel ou tel message, et il n'y a aucun moyen de signifier au reste de l'équipe que vous vous êtes chargé d'un e-mail, ou d'un sujet.

  • 🚫 Vous n'avez aucun moyen de savoir que quelqu'un est en train de répondre à un message, et l'équipe finit par perdre du temps sur une même tâche ou par répondre plusieurs fois à un même mail.

Ce que propose Front : plus de visibilité et de transparence sur les e-mails de l'équipe

Avec ses boîtes de réception partagées, Front offre à votre équipe une vue groupée sur les e-mails. La technologie dévelopée par Front permet, en temps réel, de voir à tout moment qui est en train de répondre à un e-mail. Si quelqu'un est en train d'écrire, l'équipe le sait et peut passer à la tâche suivante. Vous pouvez assigner des e-mails à vos collaborateurs afin que chacun sache à qui se référer.

« Avec Outlook, il était impossible d'avoir un suivi sur les e-mails. On ne savait pas lesquels avaient reçu une réponse ou si certains étaient en attente — surtout lorsque l'on en recevait cent par jour. Front nous offre un véritable suivi pour une meilleure supervision. Un atout fondamental pour notre entreprise, » déclare Judith Leung, Sales Support Team Lead chez Cisco Meraki.

L’attribution des messages vous permet de répartir clairement les tâches.

2. Microsoft Teams disperse l'information et l'isole de son contexte

Microsoft Teams génère des fils de discussion épars qui compliquent la compréhension du contexte et n'offrent qu'une visibilité réduite sur la situation. Teams est une application indépendante d'Outlook, ce qui signifie que vos collaborateurs doivent quitter leur boîte mail pour chatter. La plupart du temps, l'échange ressemble à ceci : « Concernant l'e-mail de tout à l'heure, j'allais répondre... »

● 🚫 Vos collègues ne connaissent qu'une partie de vos échanges.

● 🚫 Personne d'autre que vous n'a accès à la discussion dans Teams et ne peut comprendre comment vous en êtes venu à prendre telle ou telle décision.

● 🚫 Lorsque vous revenez à votre e-mail, vous n'avez plus la conversation sous les yeux et vous devez solliciter votre mémoire.

Ce que propose Front : limiter le nombre d'e-mails envoyés et préserver le contexte grâce aux commentaires

Front vous permet de @mentionner vos collaborateurs et de poster des commentaires directement dans vos e-mails. Plus besoin donc d'ouvrir le chat ou de transférer un e-mail pour en discuter avec votre équipe. Lorsque vous consulterez de nouveau cet e-mail, vos échanges y auront été directement sauvegardés.

« Nous envoyons beaucoup moins d'e-mails maintenant que nous avons la possibilité de les commenter dans Front. Et l'ajout de libellés nous permet de retrouver nos échanges plus facilement que sous Outlook, » assure Kathy Costillo, Head of Technology Service Center chez Countsy.

Commentez, @mentionnez des collaborateurs et éditez des brouillons sur une seule et même plateforme.

Mais ce ne sont pas là les seules fonctionnalités qui distinguent Front d'Outlook et des messageries traditionnelles. Et c'est ce que nous allons voir tout de suite !

Front révolutionne la façon dont vous gérez la communication de votre entreprise

Alors que les messageries traditionnelles comme Outlook permettent de gérer uniquement les e-mails et offrent une visibilité réduite sur l'analyse des données ; Front vous offre un aperçu détaillé de votre communication client et une organisation solide. En outre, Front vous permet d'analyser votre communication pour optimiser vos procédures de travail. Front révolutionne la façon dont vous gérez la communication de votre équipe. Et voici pourquoi.

1. Toute votre communication sur une seule et même plateforme

✅ Front vous permet de gérer vos e-mails en plus de vos autres canaux de communication, des SMS, à la messagerie instantanée, en passant par les réseaux sociaux et plus encore. Gagnez du temps en travaillant à partir d'une seule et même application. Accédez à plus de 50 applications depuis votre boîte de réception et évaluez l'expérience client sur les différentes plateformes.

🚫 Outlook vous permet de gérer uniquement vos e-mails. Si vous utilisez plusieurs canaux de communication, votre équipe doit jongler entre différentes applications (SMS, WhatsAp...). Sans compter que vous n'avez pas accès à l'historique client depuis les outils de CRM tels que Salesforce.

Gérez vos e-mails ainsi que l'ensemble de votre communication (WhatsApp, lmessagerie instantannée, tweets, etc.) depuis votre boîte mail.

2. Gagnez du temps : automatisez votre messagerie

✅ Les règles de Front vous permettent d'automatiser des tâches dans votre messagerie. Vous pouvez définir des règles pour vous-même, votre équipe ou votre entreprise pour plus de clarté et de cohérence. Définissez des plages horaires par prestataire ou par service, créez des règles de routage pour distribuer les messages à certaines personnes ou les répartir à travers les différentes équipes et triez vos messages.

🚫 Dans Outlook, les règles permettent d'exécuter des actions uniquement pour une personne donnée. Elles ne permettent pas l'établissement de procédures complexes et personnalisées. Impossible donc de déplacer des e-mails entre différentes boîtes partagées ou d'appliquer des règles pour l'ensemble de l'entreprise. Vous ne pouvez pas automatiser des règles depuis d'autres règles. Pas plus que vous ne pouvez automatiser vos autres canaux de communications (SMS, messagerie instantanée...) ou administrer d'autres applications depuis votre boîte de réception.

Les règles vous permettent de déplacer automatiquement vos e-mails, de les assigner à vos collaborateurs et plus encore...

3. Une analyse des données pour des décisions éclairées

✅ Front possède un solide système d'analyse de données qui permet l'édition de rapports personnalisés et l'évaluation des performances de l'équipe et de ses membres. Vous pouvez ainsi déterminer le temps moyen de réponse, les pics d'activité et plus encore...

🚫 Avec Outlook, vous devez posséder O365 Manager Plus pour générer des rapports sur l'utilisation des boîtes partagées et obtenir une analyse sur les boîtes les plus utilisées, les actions entreprises et les e-mails envoyés et reçus. Dans ces conditions, impossible d'évaluer les performances de l'équipe et de ses membres, d'éditer des rapports personnalisés ou encore, d'avoir une vue d'ensemble sur les sujets les plus abordés, les mots clés et les demandes des clients.

Grâce à Front, vous pouvez évaluer les performances de votre équipe et de ses membres, mais aussi générer des rapports personnalisés.

Prenez le contrôle de la communication de votre entreprise grâce à Front

Outlook sème la confusion dans la communication de votre équipe, ce qui ralentit la productivité et ouvre la porte aux erreurs critiques. Autant de désagréments qui entravent les performances de votre entreprise. Front vient révolutionner la façon dont vous gérez vos e-mails pour une communication facilitée, des boîtes mails désencombrées et une collaboration efficace et sans accrocs. Prenez le contrôle de la communication de votre entreprise ! Grâce à Front, profitez d'une vue d'ensemble sur la messagerie de votre équipe et prenez des décisions éclairées.

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Cet article a été traduit de sa version originale écrite par Emily Hackeling.

Written by Emily Hackeling

Originally Published: 8 July 2020

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